Technisch ist ein Company Brain meist ein RAG-System: Dokumente werden laufend eingelesen, in Abschnitte zerlegt und durchsuchbar gemacht, während eine Synchronisation dafür sorgt, dass Änderungen in den Quellsystemen zeitnah ankommen. Zugriffsrechte bleiben dabei erhalten, ein Vertriebsmitarbeiter sieht nur, was er auch in seiner Rolle sehen dürfte.
In der Praxis heißt das: Ein neuer Mitarbeiter fragt den internen Assistenten nach der Urlaubsregelung, statt fünf Ordner zu durchsuchen. Der Vertrieb fragt, was Kunde X letztes Jahr bezahlt hat, und bekommt die Antwort in Sekunden statt nach zehn Minuten Suche im CRM. Support-Teams beantworten Anfragen mit dem aktuellen Produktstand, weil das System direkt auf die neueste Doku zugreift statt auf einen sechs Monate alten Export.
Ein Company Brain ist kein einmaliges Projekt, sondern braucht Pflege: Veraltete Dokumente verzerren die Antworten genauso wie fehlende Zugriffsrechte, die versehentlich sensible Daten offenlegen. Wer nur Datenmüll einspeist, bekommt einen Assistenten, der überzeugend klingt und trotzdem falsch liegt.
